私の会社も「個人情報取扱事業者」に該当しますか？

【個人情報取扱事業者とは】

改正前の個人情報保護法においては、事業のために使用している個人情報データベースに含まれる個人情報の数が5,000を超えない場合は、「個人情報取扱事業者」に該当しないとされていました。このため、多くの中小企業、特にB to Bを主とする企業は、「個人情報取扱事業者」に該当しませんでした。
しかし、個人情報の保護への要請は、情報通信技術の進展によって、ますます強くなってきました。そのため、改正後の個人情報保護法においては、事業のために使用している個人情報データベースに含まれる個人情報の数（従業員の個人情報なども含まれます）が5,000以下であっても「個人情報取扱事業者」に該当することになりました。

【個人情報取扱事業者の義務】

個人情報取扱事業者は、個人情報保護法上、守るべき基本的なルールがあります。

「利用・取得」

個人情報を「利用・取得」するときは、「利用目的」を特定しその範囲内で利用することと、「利用目的」を通知または公表する必要があります。たとえば、求人への応募者の履歴書に記載された住所やメールアドレスは、求人に関する連絡をする目的でのみ使用することができ、セミナーの勧誘・案内などに使うことはできません。

「保管」

個人情報の「保管」にあたっては、情報が漏洩しないよう「安全管理措置」をとる必要があります。技術的にはウイルス対策ソフトを入れる、物理的には金庫を入れる、人的には従業員・委託先の管理を徹底するなどといった措置が考えられます。

「第三者への提供」

個人情報への「第三者への提供」にあたっては、本人の同意と記録が必要になります。記録の保管期間は原則3年とされています。

【中小規模事業者への配慮】

万単位の個人情報を扱う大企業と、数十人程度の個人情報を扱う中小企業とで、「個人情報取扱事業者」としての義務は同じでしょうか。個人情報保護法上は、特に区別はされていません。しかし、「安全管理措置」については、具体的にどのような手法をとるか、種々考えられるところです。そこで、「安全管理措置」の指針の策定については、小規模の事業者の事業活動が円滑に行われるよう配慮するものとする、とされました。個人情報保護法ガイドラインでは、「安全管理措置」について、手法の例示を含む中小規模事業者における特例的な対応を定めています。

「図面」や「施工写真」などは、工務店にとってリフォームやメンテナンスで生涯顧客価値を高めるだけでなく、お客様にとっても、大切な資産である家を守るための基礎です。「守りつつ、活用する」ことができるよう、情報を適切に取り扱う体制を構築しましょう。

回答者

中小企業診断士
青柳　由多可

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