ビジネスQ&A

請求書などが散在し作業効率が落ちている現状を改善したい。

3年前に開業したIT系のフリーランスです。仕事が増えるにつれて、専門書や、出席したセミナー資料、請求書などの紙の書類が増える傾向があり、作業効率が下がっていると感じます。どのような方法で改善ができますか？

回答

製造業やサービス業などで用いられている5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）の生産管理手法を取り入れた、職場環境の美化や維持・改善、業務の効率化が考えられます。

5Sは、「職場の管理の前提となる整理、整頓、清掃、清潔、躾について、日本語ローマ字表記で頭文字をとったもの（JIS Z 8141-5603）。」と、JIS規格の生産管理用語として定義されています。

その3S（整理・整頓・清掃）により、きれいな状態を作りだし、清潔・躾により、その状態を維持します。

5Sの一つひとつは何気ないことですが、その習慣化は容易ではなく、生産やサービスの現場では、組織的な認知・共有を図るため、5Sを標語やスローガンとして用いて習慣化を図っています。

5Sの効果として、職場環境の美化・維持改善、従業員のモラル向上、業務の効率化、安全性の向上などがあります。

整理・整頓・清掃・清掃・躾は、1段ずつステップアップしていくことが望ましいです。

必要性の明確化、最新状態の維持、整理方法の文章化・社内での共有化などを考えたうえで、不要物の廃棄を行います。

他に、長期的に保存する紙媒体の書類の削減には、スキャナーによる電子化なども考えられます。

棚やスペースなど配置場所を確保したうえで、定位置の決定、置く方向の決定（同じ種類の書類は横方向に配置・異なる書類は縦方向に配置など）、何を置くかのシール表示などを行います。

また、納期や工程順がある書類の場合には、日付や工程名のシールをつけた小箱やクリアファイルなどに書類を入れ、さらに大きな箱や収納棚を用意し、その中に納期や工程順に並べるといった方法が考えられます。

回答者

中小企業診断士　布能　弘一