無駄な業務をなくして効率化を図るには、どのようにすればよいでしょうか？

業務効率化を実現するうえで大前提となってくるのが、従業員の意識レベルです。社長一人が業務の無駄を改善する意気込みがあったとしても、実際に業務を改善するのは従業員です。従業員に対する意識づけが、業務改善の成否の鍵を握ります。従業員みずからが「仕事をよりよくしたい」という自発的な想いから業務改善を行うのであれば、努力を惜しまないですし、活動自体に張り合いがもてるでしょう。

しかし、社長からトップダウンで業務改善の指示があっただけでは、業務改善は失敗に終わる可能性が高まります。社長と従業員との定期的なミーティングなどで本音を話し合い、業務改善をしなければならないという想いを従業員と共有することが大切です。

次に、具体的にはどの業務が無駄なのかを検証する必要があります。無駄な業務というのは具体的には、無駄な会議が多い、必要のない資料が多くなってきている、無駄な報告書が増えている、営業効率が落ちてきている、仕事の流れに無駄があるなどが考えられます。

本当に無駄な業務がどれなのかが分からないままでは業務の効率化を図ることはできません。したがって、まず、初めにすべきことは、「どの業務でどれだけ無駄が発生しているのか」を明確に把握することです。

会議の目的が分からないような「無駄な会議が多い」のであれば、会議中に議題について話している時間は実際どのくらいなのか、会議を開くほどの議題なのか、もしかしたら資料を配布すれば済むことではないのかという観点から会議の無駄を検討してください。

誰も見ていないような「無駄な報告書が増えている」のであれば、ここ半年間から1年間のうちに一度も使わない資料はどれくらいあるか、受け取るだけで目を通していない報告書はどれだけあるのか、同じような内容の報告書や資料はないかなどの観点から書類関係の無駄を検証しましょう。

「営業効率が落ちてきている」のであれば、ルートセールスの行動予定は適切か、売上の上がらないような取引先に対して多くの時間を割いていないか、1日の行動予定は効率的に行われているかなどの観点から分析しましょう。

1日の中で忙しい時間とそうでない時間の差が大きいなど「仕事の流れに無駄がある」のであれば、従業員の1日の仕事の流れを1週間程度、詳細に記録してみるのも効果的です。文書として目に見える形にすることで、客観的に無駄を見つけることができます。

このようにして、一つひとつどこに無駄があるのかを把握することから、業務効率化は始まります。

今度はそれぞれの無駄をまとめて、すぐにできそうな業務改善から順次行っていきます。

下記に業務改善の具体例をご紹介します。

【無駄な会議をなくす】

（1）会議の時間を短くする

生産性の高い会議は30分以内と言われています。30分以内で解決できる議題を1つに絞る、会議資料は事前に配布しておく、議事進行と同時に議事録を作成し終了後に配布するなどが考えられます。

（2）会議スキルを上げる

定時に会議を始める、議長の進行スキル、意見は端的に述べる、議事録を必ず残す、議長の進行に従うなどが考えられます。

（3）ITを活用する

事前案内、事後の議事録は電子メールを活用する、会議資料は電子化、プロジェクターによる会議進行、会議中に議事録を作成する、議事録のデータを共有化するなどが考えられます。

なお、ITを活用して業務改善をすることも考えられますが、注意していただきたいのは、ITを導入することが目的になってしまうことです。あくまでITは、業務を改善するための手段として活用しましょう。

【社内文書の無駄をなくす】

（1）廃止する

必要のない文書を廃止する、メモや口頭で済ませるなどが考えられます。

（2）削減する

配布回数の削減、必要のない部署への配布を減らす、枚数を減らすなどが考えられます。

（3）標準化する

フォーマットの統一、不要な記入欄を減らすなどが考えられます。

（4）短時間で作成する

情報が発生したその場で作成する、ポイントだけを端的に記す、下書きや清書をしないなどが考えられます。

【営業を効率化する】

（1）内勤時間を極力減らして、外勤時間を増やす

（2）商談プロセスの再構築を図る

（3）売上に貢献する取引先を重点的に訪問する

（4）顧客情報の共有化を図る

回答者

中小企業診断士　渋谷　雄大

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