ビジネスQ&A

電子契約サービスを選ぶときのポイントについて教えてください。

2021年 6月 23日

テレワークの環境を整え、現在は、従業員は主にテレワークで働いていますが、契約書への押印をする際は、出社せざるを得ない状況です。
電子契約を導入できれば、押印のために出社する必要がなくなるため、電子契約を導入したいです。
しかし、電子契約サービスがたくさんあり、どれが自社に合っているのか分かりません。選び方を教えてください。

回答

電子契約サービスを選ぶポイントは、大きく分けて以下の3点です。

  1. 法的効力
  2. 付帯するサービス内容
  3. 料金体系

契約書の種類や件数、相手方との関係を軸に決めるのがよいでしょう。

そもそも契約は、口頭、書面等の契約方式によらず、双方の合意で成立します。
しかし、法令や慣例により書面契約が求められるため、書面契約をしているものが多くあります。
「電子契約」というと、広義にはメールで契約内容をやり取りすることも電子契約といえます。
しかし、書面と比べて法的拘束力はかなり低いといわざるを得ません。書面と同等の信頼性を持たせるためには、それなりの仕組みが必要なため、電子契約をする場合、電子契約サービスを利用することが一般的です。
ただし、現在、電子契約サービスは数多くあります。各サービスには特徴があり、間違ったサービスを選ぶと業務効率化やコスト削減等のメリットを享受できません。そこで、選ぶ時の3つのポイントを説明します。

（1）法的効力

①法令上、電子契約が認められている契約であるか

電子契約は、請求書、注文書、契約書等幅広い文書で既に使われています。しかし、不動産関連の書類を中心に、法令の定めにより電子契約ができないものもありますので、注意が必要です。

【電子契約ができない契約書例】
・不動産取引における重要事項説明書面等（宅地建物取引業法）
・定期借地契約、定期建物賃貸借契約書面（借地借家法）
・マンション管理業務委託契約書面（マンション管理法）
・訪問販売等特定商取引における交付書面（特定商取引法）
・金融商品のクーリングオフ書面（金融商品取引法）　　　　等

②本人確認レベル

電子契約時に相手がサインをする方法として「電子署名」方式と「電子サイン」方式があります。
どちらにするかは、対象の契約書の重要性と相手方との関係で決めるといいでしょう。

（ア）「電子署名」（当事者署名型）
認証局による本人確認がなされるものであり、紙でいえば実印が押されているレベルです。厳格な本人確認ができ、法定効力も強いですが、契約の相手方に「電子署名」をあらかじめ取得してもらう必要があります。

（イ）「電子サイン」（立会人署名型）
契約相手に送付したメールアドレス等で本人を認証し、電子契約サービス事業者がタイムスタンプや暗号化などで契約を保証する方式です。相手方はメールを開いてサインをするだけなので手間が少なく、現在広く浸透している方式です。しかし、メールが本来の契約者以外に送られるリスク等もあるため、上記の「電子署名」と同等の法的効力を持たせるためには、本人確認を2要素認証（電話番号を利用したショートメッセージ等）でも行う等の注意が必要です。
なお、法令上「電子サイン」も「電子署名」の一部ですが、慣例上、上記のような表現をしています。

（2）サービス内容

電子契約サービス事業者は、電子契約以外に色々なサービスも併せて提供しています。ポイントとなる主な機能は以下の通りです。

①ワークフロー機能

相手方の契約締結の日時等の証跡に加えて、契約書作成側の社内の承認プロセスの管理をすることができます。契約書の作成者、承認者はもちろん、コメントや変更履歴、承認日時等の管理ができ、後からの証跡にもなります。この機能を使わない場合は、別途メールやファイルサーバー等で社内の契約書作成プロセスを管理することとなります。

②契約書の保存

契約書を保存するクラウドを提供しているサービスがあります。まとめて保存することで、閲覧・検索が容易になります。なお、保存方法について、法令（電子帳簿保存法等）に定める契約書の場合は、法令要件を満たすために独自にシステム構築することはハードルが高いため、特にこれらのサービスを利用するとよいでしょう。

③他のITツールとの連携

社内で既に使っているITツールと接続できる機能です。たとえば、KintoneやSalseforce等で顧客管理を行っている場合、接続することでより簡単に契約書の作成が出来たり、管理ができるメリットがあります。

（3）料金体系

費用体系は、基本料金＋従量課金が一般的です。
基本料金は、アカウント数（利用者）で決まるもの、サービス内容で決まるものなど、サービスによって異なります。
従量課金は、基本的に契約書の締結数となります。
限定された機能を使う場合は基本料金が無料のサービスもありますので、まずは使ってみるという手もありますし、逆にある程度契約数が見込める場合は、最初から基本料金が高い代わりに従量課金が安いサービスを選ぶという手もあります。

たくさんの電子契約サービスがありますのでどれを選択すべきか迷いますが、これから使用しようとしている契約書の種類や件数、相手方との関係を軸に上記のポイントを考慮して決めるのがよいでしょう。

回答者

中小企業診断士・社会保険労務士　那須　美紗子

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