会議時に出席者の発言が少なく、困っています。どのようにすれば良いか、教えてください。

【会議の目的】

会議の目的として、以下のような場の共有による情報共有があげられます。

• 経営陣は全社的な視点から、会社の方針や業界動向などの情報を提供し、店長はこれを踏まえ、今後の店舗運営に活かします。
• 店長は現場の視点から、店舗の情報を提供し、経営陣はこれを踏まえ、今後の会社経営に活かします。
• 店長同士の情報共有といった側面もあります。

おさえておきたいことは、なぜ会議では参加者が時間を割いて一つの場に集まるのか、ということです。単に情報をやり取りするのであれば、電話・FAX・メールですむはずです。顔を合わせて情報をやりとりするということは、情報提供者の「想い」を共有する、ということです。ここでありがちなパターンとしては、経営者がひたすら自身の「想い」のみを訴え、押し通そうとし、店長の「想い」を軽視してしまうパターンです。それが高じるといわゆる「吊るし上げ」が発生したり、経営陣の言葉の意味が伝わらなくなったりします。

【人はどのような場合に発言を控えるのか】

人は興味のない話題には発言を控えるものです。会議が経営者の「想い」のみを伝える一方通行の場になってしまうと、会議がマンネリ化します。こうなってしまうと、店長は会議自体に興味を失いますから、発言を控え、発言したとしても可もなく不可もない発言に終始してしまいます。
また、緊張すると発言は控えがちになります。業績の悪い店長を吊るし上げるようなことがあると発言は期待できません。さらに、経営陣の言葉の意味が飲み込めないでいるときは発言が少なくなりますので、一方通行になっていないかどうか確認しながら会議を進めるべきでしょう。

【日ごろの関係づくり】

会議を活性化させるには、まず、店長の緊張を解くことが必要ですが、会議のときのみリラックスできる雰囲気を醸し出そうとしても意味はありません。会議のように顔を合わせる場では、日ごろの経営陣と店長の関係が雰囲気に大きく影響します。日ごろからお互いが何でも言い合える関係を構築するために、経営陣が積極的に店舗を訪問して店長の意見を聞いたり、社内提案制度を設けたりするべきでしょう。これにより、何でも言い合える組織風土を構築することが、会議活性化の第一歩です。

【会議の進め方】

会議で店長に発表をさせる場合は、発表資料をあらかじめ用意させます。経営陣が会議開催の数日前に店長から資料を提出させ、店長の意見を聞いたうえでアドバイスを行い、より完成度の高い内容に修正させ、当日に発表させるべきでしょう。経営陣と店長が準備作業を共同で行うことは、意思疎通や店長の能力開発につながるとともに、店長の緊張もほぐれ、経営陣の考えも理解でき、会議は活性化するでしょう。

回答者

中小企業診断士
三上　康一

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