手軽に導入できるスマートなiPad受付システム

来訪者が最初に目にする、いわば会社の顔とも言えるオフィスの受付。でも、人件費が大きく影響する中小企業の場合、立派な受付ロビーを作って、専属の受付スタッフを配置する、というのは難しいところがあります。しかしそれだけに、あまり気を配ることもできず、ともすれば飾り気のない、殺風景なスペースになってしまいがち。かといって企業規模に見合わない過剰な装飾を施すのは、かえって会社のイメージを損なってしまいかねません。

そこでおすすめなのが、クラウド型の受付システムを設置すること。受付周りの雰囲気がガラッと変わり、先進的なテクノロジーにも対応可能な、成長し続ける会社という印象を与えることもできるかもしれません。今回は大きなコストをかけずに使い始めることができ、スマートな受付を可能にするシステムを3種類、ご紹介します。

「RECEPTIONIST」は、iPadを利用したクラウド型受付システムです。来訪者が受付に設置されたiPadの画面から訪問先の担当者を選択することで、その担当者に対して来訪したことをビジネスチャット、メール、アプリ、着信音などを通じて知らせる仕組みになっています。設定や設置が簡単なため、すぐに利用を開始できます。

来訪者から訪問相手には、あらかじめ設定したチャットツールの特定のルーム（チャンネル）、あるいはチャットの担当者ID宛にメッセージが送られます。誰かが取り次ぐことによるタイムラグや伝え忘れが発生することはありません。Slack、Microsoft Teams、Chatwork、Google Chatなど、主要なビジネス向けチャットツールに対応します。

担当者側であらかじめ来訪者と予定日時を登録しておき、来訪者宛に「受付コード」を発行することもできます。この場合は「受付コード」を受付用iPadに入力してもらうことで、担当者を検索する手間なしにスムーズに受付処理できるようになります。また、受付コードをQRコードで発行することも可能です。スマートフォンなどに表示してiPadにかざすだけの非接触受付を実現できるため、感染症対策にもなるでしょう。

来訪履歴は自動で記録され、誰がいつ来社したのか後から確認することも可能です。セキュリティ意識が高い会社にとっても安心ではないでしょうか。

ある程度規模の大きな企業に適した受付システムが「WorkstyleOS」です。こちらも受付に設置するのはiPad。来訪者がiPad上で担当者を検索、選択することで、担当者に通知されます。通知はメール送信が可能なほか、Slack、Chatworkなどのビジネス向けチャットツールに対しても送信可能。SMSや音声による通知、FaceTimeを使った音声・ビデオ通話にも対応できます。

担当者が来訪者と来訪予定日時を「アポイント」として登録しておくことで、当日、受付用iPadの操作でQRコード付きの入館証を発行する機能に加え、工事・清掃業者など定期的に出入りする関係者に対して「定期パス」を発行する機能も用意しています。

来訪者の受付に留まらず、フリーアドレスの座席や会議室など、施設内スペースの管理・予約ができる仕組みを備えているのも特徴です。在宅勤務などテレワークの広がりでオフィスの有効活用を模索する企業が増えている昨今、従業員1人1人に決まった座席を用意せず、当日出社したときに使用する座席を決めてもらう、といった働き方を推奨している企業もあるはずです。そうしたワークスタイルにも対応しやすくなるうえ、空いている会議室を「貸し会議室」として、有料で社外の人に使ってもらうことも可能です。

契約プランは、IoT連携によるスマートオフィスの実現も可能な「Pro」と、自動ドア・セキュリティゲート連携なども対応できるスマートビル・シェアオフィス向けの「Unlimited」の2種類が用意されています。