スマホとICカードで使える、低コストなタイムカード勤怠管理ツール

オフィス内でのフリーアドレス化や在宅勤務、時短勤務など、従業員それぞれの事情に合わせた多様な就業スタイルを、企業が認める動きが目立ち始めました。そうした多様性を含む「働き方改革」という考え方にも注目が集まっています。

ただ、働き方改革という言葉が生まれる以前から、従業員全員が一様な就業スタイルで勤務していることは、むしろ少なかったのではないでしょうか。顧客対応のために早番・遅番があったり、家庭の事情で数日ごとの出勤になっていたり、土日出勤の代わりに平日は休みだったり……。勤務の仕方は、社員1人1人の希望や事情に左右されるものです。

そのような状況では、正しい給与計算を行なうためにも、誰がいつ出勤・退勤し、いつ有給休暇をとり、いつ休日出勤したか、といった従業員ごとの勤務実態を正確に把握することが必要です。とはいえ、本来業務ではない勤怠管理にはできるだけ時間もコストもかけたくないもの。そこで活用したいのが、コストを抑えられるタイムカード・勤怠管理ツールです。ICカード対応でコストを抑えて導入できるタイムカード・勤怠管理ツールを2種、ご紹介します。

タイムカード、および勤怠管理ツールとして必要な機能を網羅し、そのほとんどを無料で使い続けられるサービスが「IEYASU」です。専用Webサイトからクリックでシンプルに出退勤を打刻できますが、便利なのはICカードをかざすことによる打刻。NFC機能搭載のAndroid端末とiOS端末、またはICカードリーダ／ライタを接続したWindowsパソコンを、ICカードリーダーにする専用アプリが用意されています。それらの端末にSuicaなどの交通系ICカードかざすだけで出退勤を打刻できます。

従業員が普段通勤に使っているICカードをそのまま利用でき、専用の読み取り装置を用意する必要もないので、それだけでも導入コストを大幅に削減できるでしょう。従業員の打刻状況と勤務状況はリアルタイムにチェックでき、管理サイト上でグラフィカルに表現されます。残業や休日出勤などの申請・承認機能も標準で利用できるので、純粋に勤怠管理用のツールとして使う分には無料のままでも十分対応できそうです。

ただし、注意しなければならないのは、無料の場合の勤怠データの保存期間が1年間に制限されること。勤怠データそのものは法律上保存しておく義務のないものですが、労働に関する重要な書類は3年間の保存が義務づけられています。それらの書類と関連する勤怠データも、できれば同じ期間だけ残しておいた方が安心です。

勤怠データを長く残しておきたい場合は有償プランに切り替えます。保存期間の制限がなくなるだけでなく、オンラインサポートも受けられるため、使い方がわからなくなったとき、より高度に使いこなしたいときの助けになってくれるでしょう。有償プランは従業員数によって段階的に料金が変わっていく仕組みで、会社の規模によっては劇的に低コストで利用できる可能性がある点にも注目です。

ソニーのグループ企業が提供する勤怠管理ツールが「AKASHI」です。ICカードによる打刻に対応し、ICカードリーダ／ライタを接続しているパソコンにSuicaなどの交通系ICカードをかざすことで、従業員の出退勤を記録できます。打刻専用のiPadアプリもありますが、iPad本体を用意するのが難しい場合は、少し古くて実務には耐えられない共有パソコンを1台オフィスの出入り口に置いて、打刻用に使うことでコスト削減が図れそうです。

AKASHIのユニークなポイントの1つは、勤怠管理の機能だけでなく、プロジェクトごとのタスクの進捗を管理するような「工数管理」の機能ももっていること。同一のツールで勤務実態と業務の進捗を同時に把握できるようにすることで、マネジメントする立場の人間が従業員のオーバーワークやボトルネックを発見して、より効率の良い就業スタイルを実現するヒントが得られるかもしれません。

さらにもう1つ、「カフェテリアプラン」に対応する「ポイント」機能を用意しているのも特徴です。カフェテリアプランとは、従業員1人1人が好みのサービスを受けられるようにする、ポイント制を採用した新しい福利厚生のあり方です。会社は従業員に対して年に1回、一定額のポイントを支給し、従業員はそのポイントを消費する形で好きなサービスを利用します。サービスの選択肢が増えることで多くの従業員が積極的に利用できるようになり、公平感のある福利厚生を実現できるものです。

AKASHIを無料で利用できるのは最初の30日間だけなので、その間に自社に適切なサービスかどうかを判断する必要があります。有償プランに移行した後の利用料金は、出退勤の打刻・集計機能だけであれば従業員1人当たり月額200円。残業や休日出勤などの申請・承認機能が必要な場合は同300円、ポイント機能や工数管理といったフル機能を使いたい場合は同400円となります。